Eigen chat of WhatsApp: wat is beter voor uw vereniging?

Bijna elke vereniging, kerk of vrijwilligersgroep heeft er een: de WhatsApp-groep. Iedereen heeft de app al, en een groep is zo gemaakt. Toch loopt het vaak mis. In dit artikel leest u waar de knelpunten zitten en wanneer een eigen chat beter past.

In het kort: WhatsApp is prima voor familie en vrienden. Voor een organisatie heeft een eigen chat drie voordelen: leden zien elkaars telefoonnummer niet, de organisatie bepaalt wie erin zit, en de gesprekken staan niet bij Meta maar op een server in Duitsland.

Waar WhatsApp-groepen tekortschieten

Iedereen ziet elkaars telefoonnummer

In een WhatsApp-groep zien alle leden elkaars nummer. Wie bij een koor of sportclub komt, deelt zijn nummer dus met tientallen mensen die hij nauwelijks kent. Voor jonge leden, vrijwilligers en mensen die liever wat afstand houden is dat vervelend.

De groep is van een persoon, niet van de vereniging

Een WhatsApp-groep hangt aan de telefoons van de beheerders. Stopt de secretaris, of krijgt hij een nieuwe telefoon zonder back-up, dan raakt de groep zijn beheerder kwijt. Vaak weet niemand meer wie de groep kan aanpassen.

Oud-leden blijven erin

Wie stopt met de vereniging, zit vaak nog maanden in de groepen. Niemand haalt ze eruit, en ze lezen gewoon mee. Dat is niet de bedoeling, zeker niet als het over leden of financiën gaat.

Alles staat bij Meta

WhatsApp is van Meta, het Amerikaanse bedrijf achter Facebook en Instagram. De berichten zelf zijn versleuteld. Maar Meta weet wel wie met wie in een groep zit, wanneer er berichten worden verstuurd en welke telefoonnummers erbij horen. Voor een vereniging die de privacy van leden serieus neemt, is dat geen prettig idee.

Wat een eigen chat anders doet

• Op uw eigen domein, bijvoorbeeld chat.uwvereniging.nl. De chat is van de organisatie.
• Namen in plaats van nummers. Leden zien elkaars naam, niet elkaars telefoonnummer.
• De vereniging bepaalt wie erin zit. Nieuwe leden krijgen een uitnodigingslink. Wie stopt, wordt eruit gehaald en kan niet meer meelezen.
• Groepen per onderwerp, zoals bestuur, vrijwilligers of het hele team.
• Versleuteld en in Europa. De berichten staan op een server in Duitsland, niet bij een Amerikaans bedrijf.
• Open standaard. De chat werkt met een open standaard, dus u zit niet vast aan één bedrijf. Wilt u later weg, dan neemt u de gegevens mee.

Eerlijk: wat zijn de nadelen?

• Iedereen installeert een extra app. Dat is de grootste drempel. Een uitnodigingslink maakt het makkelijk, en als u wilt kom ik langs om het samen te doen.
• Het is geen vervanging voor alles. Voor familie en vrienden blijft WhatsApp handig. De eigen chat is voor het overleg binnen de organisatie.
• Niet voor gevoelige gegevens. Een eigen chat is niet bedoeld voor medische gegevens of andere bijzondere persoonsgegevens. Het is voor het gewone overleg van een vereniging of team.
• Het kost iets. WhatsApp is gratis; een eigen chat niet. Daar staat tegenover dat de vereniging er zelf over gaat.

Voor wie past een eigen chat?

Een eigen chat past goed bij een vereniging, kerk, koor, buurtgroep of vrijwilligersorganisatie met een vaste groep leden, waar mensen komen en gaan. Juist daar zijn zichtbare telefoonnummers en oud-leden in de groep een probleem.

Wilt u weten of het bij uw organisatie past? Lees meer over een eigen chat voor uw organisatie, of vraag een terugbelverzoek aan. Ik kom graag langs bij uw bestuur, overal in de provincie Utrecht.