Waarom verenigingen hun website, e-mail en ledenlijst beter goed regelen

Bij de meeste verenigingen is het zo gegroeid. Een handig lid heeft ooit de website gemaakt. De secretaris gebruikt zijn eigen Gmail-adres. De ledenlijst staat in een Excel-bestand op de laptop van de penningmeester. Dat werkt, totdat iemand stopt.

Wat gaat er mis bij een bestuurswissel?

• De e-mail van de vereniging verdwijnt met het privé-adres van de secretaris.
• Niemand kan nog bij de website, omdat alleen de maker het wachtwoord had.
• De ledenlijst staat op een privé-laptop, of is in tien versies rondgestuurd.
• Oude afspraken en notulen zijn niet meer te vinden.

Wat de privacywet van het bestuur vraagt

Een vereniging bewaart persoonsgegevens: namen, adressen, telefoonnummers, soms geboortedata of bankgegevens. Volgens de AVG is het bestuur verantwoordelijk voor die gegevens. Dat betekent onder andere:

• niet meer gegevens bewaren dan nodig;
• ze veilig opslaan, zodat niet iedereen erbij kan;
• weten waar ze staan;
• ze verwijderen als iemand geen lid meer is.

Als de ledenlijst op privé-laptops en in privé-mailboxen rondzwerft, is dat lastig.

Hoe u het eenvoudig regelt

E-mailadressen per functie. Bijvoorbeeld secretaris@uwvereniging.nl en penningmeester@uwvereniging.nl. Stopt de secretaris, dan geeft u het adres door aan de opvolger. Alle oude e-mail blijft bewaard.

Eén gedeelde map voor het bestuur, bij een Europees bedrijf. Daar staan de ledenlijst, notulen en afspraken. Wie het bestuur verlaat, verliest de toegang. Wie erbij komt, krijgt toegang.

Een eenvoudige website met de informatie die leden en nieuwe mensen zoeken. Snel, zonder gedoe met updates.

Eén vast aanspreekpunt dat de toegang beheert en helpt bij een bestuurswissel.

Waarom Europees?

Omdat u als bestuur verantwoordelijk bent voor de gegevens van uw leden, maakt u het uzelf makkelijker als die gegevens bij een Europees bedrijf staan. Dan gelden gewoon de Europese privacyregels, zonder uitzonderingen.

Wat kost het?

Een vast bedrag per maand, zodat de vereniging weet waar ze aan toe is. Neem gerust contact op, dan kijk ik vrijblijvend mee naar wat uw vereniging nu heeft.